Incydent rzadko jest „tylko" problemem jednego działu. Zgłoszenie sygnalisty może dotyczyć HR, compliance i odpowiedzialności menedżerskiej. Wyciek danych może uruchomić RODO, cyber, komunikację wewnętrzną i ryzyko reputacyjne. Konflikt wewnętrzny może szybko przerodzić się w spór, kontrolę albo zarzut braku reakcji.
Największym ryzykiem nie jest samo zdarzenie. Największym ryzykiem jest chaotyczna, spóźniona albo źle udokumentowana reakcja.
„Po incydencie firma nie potrzebuje kolejnej listy abstrakcyjnych ryzyk. Potrzebuje odpowiedzi: co robimy teraz, kto podejmuje decyzję, co zabezpieczamy i jak prowadzimy sprawę, żeby dało się ją później obronić."
W takich sytuacjach decyzje zapadają pod presją czasu, często przy niepełnych informacjach. Jednocześnie każda z nich może mieć znaczenie w razie kontroli, audytu, sporu pracowniczego, roszczenia kontrahenta albo odpowiedzialności osób zarządzających.
Dlatego pomagamy przejść od niepewności do kontrolowanego działania: kwalifikujemy incydent, porządkujemy role, zabezpieczamy materiał, wspieramy komunikację i przygotowujemy rekomendacje dalszych kroków.
Mateusz Sawaryn
Partner Zarządzający Counsel
Nasze rozwiązanie
Od chaosu do kontrolowanego procesu
Nie ograniczamy się do wskazania ryzyk prawnych. Pomagamy firmie zorganizować reakcję: ustalić priorytety, zabezpieczyć materiał, wesprzeć decyzje zarządu, uporządkować komunikację i zamknąć sprawę w sposób możliwy do obrony.
Od chaosu do kontrolowanego procesu
Nie ograniczamy się do wskazania ryzyk prawnych. Pomagamy firmie zorganizować reakcję: ustalić priorytety, zabezpieczyć materiał, wesprzeć decyzje zarządu, uporządkować komunikację i zamknąć sprawę w sposób możliwy do obrony.
Wstępna kwalifikacja incydentu
- analiza podstawowych informacji o zdarzeniu,
- identyfikacja obszarów ryzyka: HR, RODO, cyber, compliance, sygnaliści, odpowiedzialność zarządu,
- wskazanie działań pilnych i działań, których należy unikać,
- określenie osób, które powinny zostać zaangażowane.
Wstępna mapa incydentu i priorytetów działania.
Plan reakcji prawnej i organizacyjnej
- ułożenie kolejności kroków,
- wskazanie ról i odpowiedzialności,
- ustalenie ścieżki decyzyjnej,
- zaplanowanie dokumentacji i komunikacji,
- dopasowanie procesu do realiów organizacji.
Plan pierwszych działań z jasnym podziałem odpowiedzialności.
Uporządkowanie działań wyjaśniających
- określenie, co trzeba sprawdzić,
- wskazanie dokumentów i informacji do zebrania,
- przygotowanie bezpiecznego sposobu prowadzenia rozmów i ustaleń,
- ograniczenie działań chaotycznych, nadmiarowych lub przedwczesnych.
Scenariusz działań wyjaśniających i lista materiałów do zabezpieczenia.
Zabezpieczenie dokumentów, informacji i ścieżki decyzyjnej
- uporządkowanie korespondencji, notatek, decyzji i materiałów,
- wsparcie w utrwaleniu faktów,
- dokumentowanie podstaw podejmowanych działań,
- przygotowanie sprawy na ewentualny audyt, kontrolę lub spór.
Uporządkowana dokumentacja reakcji i decyzji.
Koordynacja ryzyk na styku wielu obszarów
- połączenie aspektów prawnych, HR, RODO, cyber, compliance i komunikacji,
- wskazanie zależności między działaniami różnych zespołów,
- ograniczenie ryzyka sprzecznych decyzji,
- wsparcie w komunikacji między zarządem, HR, compliance, IT i menedżerami.
Jedna spójna ścieżka działania dla wielu obszarów ryzyka.
Rekomendacje dla zarządu i osób decyzyjnych
- analiza ustaleń,
- ocena ryzyka prawnego i biznesowego,
- rekomendacje wariantów działania,
- wsparcie w przygotowaniu komunikatów,
- dokumentowanie decyzji końcowych.
Rekomendacja zarządcza: co zrobić, kiedy, kto powinien zdecydować i jak to uzasadnić.
Zamknięcie sprawy i działania naprawcze
- podsumowanie sprawy,
- wskazanie luk w procedurach lub praktykach,
- rekomendacje zmian organizacyjnych,
- aktualizacja procedur, planów lub zasad działania,
- przygotowanie organizacji na podobne sytuacje w przyszłości.
Pakiet zamykający sprawę: rekomendacje, plan naprawczy lub dokumentacja końcowa – zależnie od celu klienta.
Dla kogo jest ta usługa
Dla organizacji, które muszą działać szybko, ale nie mogą pozwolić sobie na chaos
Usługa jest dla firm, które potrzebują uporządkować reakcję na incydent, wesprzeć osoby decyzyjne i ograniczyć ryzyko eskalacji.
Dla organizacji, które muszą działać szybko, ale nie mogą pozwolić sobie na chaos
Usługa jest dla firm, które potrzebują uporządkować reakcję na incydent, wesprzeć osoby decyzyjne i ograniczyć ryzyko eskalacji.
HR Director / People & Culture Director
gdy incydent dotyczy pracowników, menedżerów, konfliktu, zgłoszenia lub ryzyka sporu pracowniczego.
Compliance Officer / Data Protection Officer / Head of Security
gdy sprawa wymaga kwalifikacji ryzyka, zabezpieczenia materiału i skoordynowania działań między obszarami.
Członek zarządu / General Counsel / COO
gdy organizacja potrzebuje bezpiecznej ścieżki decyzji, dokumentacji reakcji i kontroli nad dalszym przebiegiem sprawy.
Dowód społeczny
Doświadczenie, które pomaga działać pod presją
Doświadczenie, które pomaga działać pod presją
Najlepiej zadziała krótki blok proof oparty na typach sytuacji, w których kancelaria wspiera klientów, oraz testimonial od osoby decyzyjnej: członka zarządu, HR Directora, General Counsel albo Compliance Officera.
Wspieraliśmy organizacje w sytuacjach obejmujących m.in. zgłoszenia nieprawidłowości, konflikty wewnętrzne, naruszenia procedur, incydenty dotyczące danych i sprawy wymagające skoordynowania działań HR, compliance, RODO, cyber i zarządu.
„Sawaryn i Partnerzy pomogli nam szybko uporządkować sytuację, zabezpieczyć decyzje i przejść od chaosu do konkretnego planu działania."
Bezpieczne formy social proof przy braku danych
- Typy obsługiwanych sytuacji – bez nazw klientów i bez liczb.
- Anonimowe scenariusze spraw – np. zgłoszenie sygnalisty, incydent danych, konflikt wewnętrzny, naruszenie procedur.
- Proof procesowy – pokazanie metody: diagnoza, zabezpieczenie, rekomendacje, zamknięcie.
Etapy pracy
Przewidywalny proces w sytuacji, która zwykle jest nieprzewidywalna
W incydencie liczy się tempo, porządek i dobra dokumentacja. Dlatego prowadzimy sprawę etapowo – tak, aby firma wiedziała, co dzieje się teraz, co będzie kolejnym krokiem i jakie decyzje trzeba przygotować.
Szybka diagnoza sytuacji
Zbieramy podstawowe informacje, identyfikujemy najpilniejsze ryzyka i ustalamy, z jakim typem incydentu firma ma do czynienia.
Uporządkowanie reakcji i zabezpieczenie materiału
Układamy proces działań wyjaśniających, wskazujemy dokumenty i informacje do zabezpieczenia oraz porządkujemy ścieżkę komunikacji.
Rekomendacje i decyzje zarządcze
Analizujemy ustalenia, oceniamy ryzyka i przygotowujemy rekomendacje wariantów działania dla zarządu lub osób odpowiedzialnych.
Zamknięcie sprawy i wnioski systemowe
Pomagamy zamknąć sprawę, przygotować dokumentację końcową i wskazać działania naprawcze, które zmniejszą ryzyko powtórzenia podobnych sytuacji.
Napisz do nas
Masz incydent, zgłoszenie albo naruszenie? Zacznij od uporządkowania pierwszych decyzji.
Im wcześniej firma ustali, co zabezpieczyć, kto decyduje i jak prowadzić komunikację, tym mniejsze ryzyko chaosu, eskalacji i decyzji, których później nie da się obronić.
Opisz krótko sytuację: czego dotyczy incydent, kiedy został wykryty, jakie działy są zaangażowane i czy podjęto już pierwsze działania. Wrócimy z informacją, jak możemy pomóc uporządkować reakcję i kolejne kroki.
Mateusz Sawaryn