Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują przepisy regulujące pracę zdalną w Kodeksie pracy. Jeśli zatrudniasz pracowników zdalnych i nie masz w firmie związków zawodowych — musisz wprowadzić regulamin pracy zdalnej. Poniżej znajdziesz pełną procedurę: od wyborów przedstawicieli pracowników po ogłoszenie regulaminu.
Kogo dotyczy ten artykuł?
Artykuł jest skierowany do każdego pracodawcy, który:
- zatrudnia pracowników pracujących lub planujących pracować zdalnie,
- nie ma w firmie związków zawodowych.
Więcej o tym, kiedy potrzeba regulaminu, a kiedy porozumienia ze związkami zawodowymi, znajdziesz w artykule „Jak wprowadzić pracę zdalną? Regulamin czy porozumienie ze związkami?„.
Procedura wdrożenia regulaminu pracy zdalnej — podsumowanie
Cały proces składa się z siedmiu kroków:
- Wybór przedstawicieli pracowników — pracownicy wybierają ze swojego grona przedstawicieli (chyba że już ich wcześniej wybrali).
- Regulamin wyborów — musisz mieć w firmie regulamin wyborów przedstawicieli pracowników (chyba że masz to opisane np. w regulaminie pracy).
- Głosowanie — przeprowadź wśród pracowników głosowanie zgodnie z regulaminem wyborów.
- Konsultacje z przedstawicielami — przedstaw im projekt regulaminu pracy zdalnej i spisz protokół z konsultacji.
- Uzgodnienie regulaminu — po konsultacjach masz gotowy regulamin pracy zdalnej.
- Ogłoszenie wejścia w życie — wydaj zarządzenie i poinformuj pracowników w sposób przyjęty w firmie.
- Polecenie lub wniosek — pracodawca wydaje polecenie pracy zdalnej albo pracownik składa wniosek o wykonywanie pracy zdalnej.
Wprowadzenie regulaminu wyborów przedstawicieli pracowników
Pierwszy krok to przygotowanie i wdrożenie regulaminu wyborów przedstawicieli pracowników.
Kiedy możesz pominąć formalne wybory?
Przepisy nie precyzują, od ilu pracowników należy przeprowadzać wybory. Jeśli zatrudniasz dwóch lub trzech pracowników — łatwiej skonsultować regulamin pracy zdalnej z nimi wszystkimi. Przy większej liczbie pracowników warto wybrać przedstawicieli, żeby nie prowadzić dyskusji z kilkunastoma osobami naraz.
Jak wprowadzić regulamin wyborów?
- Przygotuj regulamin wyborów przedstawicieli pracowników.
- Zarząd firmy (właściciel, uprawniony dyrektor) wydaje zarządzenie o wprowadzeniu regulaminu.
- Rozpowszechnij regulamin wśród pracowników — wyślij mailem, umieść na intranecie lub wywieś w widocznym miejscu w firmie.
- Przeprowadź krótkie szkolenie, żeby pracownicy rozumieli zasady i procedurę wyborów.
Wybory przedstawicieli pracowników
Wybory przeprowadza pracodawca zgodnie z wprowadzonym regulaminem wyborów. Procedura wygląda tak:
- Powołaj komisję wyborczą.
- Komisja powiadamia wszystkich pracowników i rozsyła wzory kart do głosowania oraz zgłoszenia do kandydowania.
- Komisja zlicza głosy i ogłasza wyniki.
Jak długo obowiązuje wybór przedstawicieli?
Wybór przedstawicieli pracowników może być nieograniczony w czasie. Oznacza to, że gdy ponownie będziesz potrzebował konsultacji z przedstawicielami — nie musisz organizować kolejnych wyborów.
Konsultacje z przedstawicielami pracowników
Gdy pracownicy wybiorą przedstawicieli, przedstaw im projekt regulaminu pracy zdalnej.
Zasady konsultacji
- Przeprowadź konsultacje w sposób transparentny — umożliw przedstawicielom wyrażenie opinii i uwag.
- Spisz protokół — wpisz w nim uwagi i sugestie pracowników oraz odniesienia pracodawcy. Po czasie łatwo odtworzysz przebieg rozmów.
- Możesz też przygotować dodatkowy raport z konsultacji.
Czy musisz uwzględnić uwagi pracowników?
Nie. Pracodawca nie musi uwzględniać żadnych sugestii pracowników w treści regulaminu. Wystarczy, że regulamin został skonsultowany. Jego finalną treść ustalasz sam.
Ogłoszenie regulaminu pracy zdalnej w firmie
Po zakończeniu konsultacji możesz wprowadzić regulamin w życie.
Jak ogłosić regulamin?
Ogłoś regulamin „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”. W praktyce oznacza to:
- wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników,
- umieszczenie informacji i treści regulaminu w kanałach komunikacji (Slack, Teams),
- wywieszenie regulaminu w stołówce lub pomieszczeniach socjalnych.
Formalnie wydaj zarządzenie, do którego załącznikiem będzie przyjęty regulamin pracy zdalnej. Regulamin może obowiązywać od chwili ogłoszenia zarządzenia.
Co zrobić po wejściu regulaminu w życie?
- Wydaj polecenia pracy zdalnej pracownikom, którzy decyzją pracodawcy mają pracować zdalnie.
- Zbierz wnioski o wykonywanie pracy zdalnej od pracowników, którzy chcą pracować zdalnie.
Spełnij też wszystkie obowiązki wynikające z przepisów — szczegóły znajdziesz w artykule „Obowiązki pracodawcy i pracownika w pracy zdalnej„.
Podsumowanie — co zrobić i w jakiej kolejności
Wdrożenie regulaminu pracy zdalnej wymaga kilku formalnych kroków, ale da się je przeprowadzić sprawnie:
- Przygotuj regulamin wyborów przedstawicieli pracowników i wprowadź go zarządzeniem.
- Przeprowadź wybory przedstawicieli zgodnie z regulaminem.
- Skonsultuj projekt regulaminu pracy zdalnej z wybranymi przedstawicielami i spisz protokół.
- Ogłoś regulamin pracy zdalnej zarządzeniem i poinformuj pracowników.
- Zbierz wnioski pracowników lub wydaj polecenia pracy zdalnej.
Cały proces możesz przeprowadzić samodzielnie. W razie potrzeby — skontaktuj się z kancelarią.
Najczęściej zadawane pytania
Jak krok po kroku wdrożyć regulamin pracy zdalnej w firmie bez związków zawodowych? Procedura składa się z pięciu kroków realizowanych w następującej kolejności: przygotuj regulamin wyborów przedstawicieli pracowników i wprowadź go zarządzeniem, przeprowadź wybory przedstawicieli zgodnie z tym regulaminem, skonsultuj projekt regulaminu pracy zdalnej z wybranymi przedstawicielami i spisz protokół z konsultacji, ogłoś regulamin pracy zdalnej zarządzeniem i poinformuj pracowników w sposób przyjęty w firmie, a na końcu zbierz wnioski pracowników o pracę zdalną lub wydaj polecenia pracy zdalnej tym, którzy mają pracować zdalnie z decyzji pracodawcy. Cały proces możesz przeprowadzić samodzielnie — nie wymaga angażowania zewnętrznych podmiotów.
Czy przy wdrażaniu regulaminu pracy zdalnej zawsze trzeba przeprowadzać wybory przedstawicieli pracowników? Nie zawsze. Jeśli zatrudniasz dwóch lub trzech pracowników, możesz pominąć formalne wybory i skonsultować regulamin pracy zdalnej bezpośrednio z nimi wszystkimi — przepisy nie precyzują, od ilu pracowników wybory są wymagane. Przy większej liczbie pracowników warto wybrać przedstawicieli, żeby nie prowadzić dyskusji z kilkunastoma osobami naraz.
Jak powinny wyglądać konsultacje regulaminu pracy zdalnej z przedstawicielami pracowników? Przedstaw wybranym przedstawicielom projekt regulaminu pracy zdalnej i umożliw im wyrażenie opinii oraz uwag w sposób transparentny. Obowiązkowo spisz protokół z konsultacji — wpisz w nim uwagi i sugestie pracowników oraz odniesienia pracodawcy, dzięki czemu po czasie łatwo odtworzysz przebieg rozmów. Możesz też przygotować dodatkowy raport z konsultacji.
Czy pracodawca musi uwzględnić uwagi przedstawicieli pracowników do regulaminu pracy zdalnej? Nie. Pracodawca nie musi uwzględniać żadnych sugestii pracowników w treści regulaminu — wystarczy, że regulamin został z nimi skonsultowany, a finalną treść pracodawca ustala samodzielnie.
Jak ogłosić regulamin pracy zdalnej, żeby zaczął obowiązywać w firmie? Wydaj formalne zarządzenie, do którego załącznikiem będzie przyjęty regulamin pracy zdalnej — regulamin może obowiązywać od chwili ogłoszenia tego zarządzenia. Poinformuj pracowników „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”, czyli np. wyślij wiadomość e-mail, umieść informację na Slacku lub Teamsie albo wywieś regulamin w pomieszczeniach socjalnych. Po wejściu regulaminu w życie zbierz wnioski od pracowników chcących pracować zdalnie lub wydaj polecenia pracy zdalnej tym, którzy mają pracować zdalnie z decyzji pracodawcy.
