Jakie obowiązki ma pracodawca w związku z ochroną sygnalistów?

Poniżej znajdziesz pełną listę obowiązków: co musisz wdrożyć, jak zorganizować system zgłoszeń i jakich działań unikać wobec osób zgłaszających nieprawidłowości.

Kogo dotyczą przepisy i od kiedy obowiązują

Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa weszła w życie 25 września 2024 r. Termin na wdrożenie procedur wewnętrznych już minął.

Sygnalista to osoba zgłaszająca naruszenia wewnątrz organizacji – pracownik, współpracownik lub osoba zewnętrzna powiązana z firmą. Twoim obowiązkiem jest zapewnić tej osobie bezpieczne warunki do zgłoszenia nieprawidłowości.

Jeśli Twoja firma nie ma jeszcze wdrożonych procedur – działaj natychmiast. Przepisy obowiązują, a brak systemu nie zwalnia z odpowiedzialności.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych – co musisz przygotować

System ochrony sygnalistów to nie jeden dokument. To zestaw powiązanych elementów: procedura, narzędzie techniczne, kanały zgłoszeń i organ rozpatrujący sprawy.

Co wchodzi w skład systemu zgłoszeń

• Procedura zgłoszeń wewnętrznych – spisane zasady działania sygnalistów w firmie, zgodne z wymogami ustawy.
• System informatyczny – platforma umożliwiająca składanie zgłoszeń online, w tym anonimowo.
• Kanał ustny – dodatkowa możliwość zgłoszenia sprawy bez formy pisemnej.
• Organ lub osoba rozpatrująca zgłoszenia – komisja, wyznaczony pracownik lub podmiot zewnętrzny.

Kanały zgłoszeń – co musisz udostępnić

Ustawa wymaga, żebyś zapewnił co najmniej dwa rodzaje kanałów:

1. Zgłoszenie online – przez dedykowaną platformę. System powinien:
   • umożliwiać anonimowe zgłoszenia,
   • automatycznie rejestrować każde zgłoszenie,
   • potwierdzać przyjęcie zgłoszenia,
   • pozwalać na anonimową wymianę wiadomości z sygnalistą.
2. Zgłoszenie ustne – dwie opcje do wyboru:
   • wyznaczenie osoby do kontaktu (ryzyko: sygnalista może zrezygnować z obawy przed utratą anonimowości),
   • automatyczna skrzynka telefoniczna – lepsza opcja, bo sygnalista nagrywa wiadomość bez ujawniania tożsamości.

Kto powinien rozpatrywać zgłoszenia

Masz trzy możliwości:

• Komisja wewnętrzna – złożona z pracowników firmy.
• Podmiot zewnętrzny – np. kancelaria prawna.
• Organ mieszany – przedstawiciel pracodawcy + prawnik zewnętrzny.

Przekazanie rozpatrywania zgłoszeń kancelarii prawnej daje konkretne korzyści:

• Sprawy prowadzą osoby z doświadczeniem w prawie pracy i rozwiązywaniu sporów.
• Łatwiej podjąć właściwe działania – np. w sprawach antymobbingowych.
• Kancelaria przechowuje dane sygnalisty wyłącznie u siebie, nie przekazując ich pracodawcy – to spełnia ustawowy wymóg zachowania anonimowości.

Przykład: Firma zatrudniająca ponad 250 osób wdrożyła platformę internetową do anonimowych zgłoszeń. Każde zgłoszenie jest automatycznie rejestrowane, a sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia. Rozpatrywaniem zajmuje się zewnętrzna kancelaria, która prowadzi korespondencję z zachowaniem anonimowości.

Zakaz działań odwetowych – najważniejsza zasada ochrony sygnalistów

Ustawa (art. 11 i 12) zabrania podejmowania jakichkolwiek negatywnych działań wobec sygnalisty z powodu dokonanego zgłoszenia. To nie jest rekomendacja – to obowiązek prawny z sankcją karną.

Czym są działania odwetowe

Działania odwetowe to wszelkie negatywne konsekwencje, jakich doświadcza sygnalista po zgłoszeniu, bezpośrednio z tego powodu. Katalog nie jest zamknięty – obejmuje każde działanie, które ma wyrządzić niedogodność sygnaliście.

Przykłady z ustawy:

• zwolnienie z pracy,
• degradacja stanowiska,
• obniżenie wynagrodzenia,
• mobbing lub dyskryminacja,
• pominięcie przy kierowaniu na szkolenia,
• zmiana stanowiska pracy,
• kierowanie na dodatkowe badania zdrowotne.

Konsekwencje dla osób podejmujących działania odwetowe

• Kara pozbawienia wolności do 2 lat za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty.
• Pracodawca musi nie tylko sam powstrzymać się od odwetu, ale też aktywnie chronić sygnalistę przed działaniami odwetowymi ze strony innych osób w organizacji.

Przykład: Pani Anna, specjalistka ds. jakości, zgłosiła nieprawidłowości w kontroli produktów. Firma zareagowała – nałożyła naganę na osobę odpowiedzialną za błędy (pan Andrzej). Pracodawca musi jednocześnie zadbać, żeby pan Andrzej nie mścił się na pani Annie. Jeśli do tego dojdzie – pracodawca musi podjąć kolejne kroki wobec pana Andrzeja i zakończyć sytuację.

Co musisz wdrożyć w praktyce

• Upewnij się, że pracownicy znają zakaz działań odwetowych i wiedzą o grożącej karze.
• Zapewnij co najmniej jeden bezpieczny kanał zgłoszeń.
• Wdróż w organizacji kulturę, która wspiera zgłaszanie nieprawidłowości – nie tylko formalnie, ale operacyjnie.

Informacja zwrotna dla sygnalisty – termin i sposób

Ustawa zobowiązuje Cię do udzielenia sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych działaniach w odpowiedzi na zgłoszenie. Masz na to maksymalnie 3 miesiące od momentu zgłoszenia.

Informacja zwrotna powinna obejmować:

• czy wszczęto postępowanie wyjaśniające,
• jakie działania podjęto,
• jaki jest wynik tych działań.

Problem: jak odpowiedzieć anonimowemu sygnaliście

Jeśli sygnalista nie podał danych kontaktowych, potrzebujesz systemu, który umożliwia anonimową korespondencję – np. przez unikalny numer zgłoszenia. Sygnalista loguje się do systemu tym numerem i sprawdza odpowiedź. Ty odpowiadasz bez poznawania jego tożsamości.

Przykład: Firma Z zapewnia, że każdy sygnalista w ciągu trzech miesięcy otrzymuje raport o postępach sprawy – w tym informację o wszczętych postępowaniach i ich wynikach. Komunikacja odbywa się przez platformę, bez ujawniania danych sygnalisty.

Rejestr zgłoszeń – co musisz dokumentować

Ustawa wymaga prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Każde zgłoszenie musi być udokumentowane.

Obowiązkowe elementy rejestru

1. Numer zgłoszenia.
2. Przedmiot naruszenia.
3. Dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie (chyba że zgłoszenie jest anonimowe).
4. Adres do kontaktu zgłaszającego.
5. Data dokonania zgłoszenia.
6. Informacja o podjętych działaniach następczych.
7. Data zakończenia sprawy.

Rejestr prowadź na bieżąco. Każde zgłoszenie musi zakończyć się wpisem o podjętych działaniach i rozstrzygnięciu – to powiązane z obowiązkiem informacji zwrotnej.

Szkolenia i monitoring systemu

Wdrożenie procedury to nie koniec. Musisz regularnie sprawdzać, czy system działa i czy pracownicy go znają.

Co robić cyklicznie

• Monitoruj efektywność systemu – sprawdzaj, czy zgłoszenia wpływają, czy kanały działają, czy terminy są dotrzymywane.
• Aktualizuj procedury wewnętrzne – dostosowuj je do zmian w przepisach i potrzeb organizacji.
• Przeprowadzaj przegląd systemu – minimum raz w roku. Uwzględnij opinie pracowników, raporty ze zgłoszeń i zmiany prawne.
• Szkol pracowników – upewnij się, że wiedzą, jak zgłaszać nieprawidłowości, jakie mają prawa i co grozi za działania odwetowe.

Przykład: Firma Z przeprowadza coroczny przegląd systemu ochrony sygnalistów. Uwzględnia opinie pracowników, raporty dotyczące zgłoszeń oraz zmiany w przepisach. Na tej podstawie aktualizuje procedury i narzędzia.

Co zrobić, jeśli jeszcze nie wdrożyłeś przepisów

Przepisy obowiązują od września 2024 r. Brak wdrożenia oznacza ryzyko odpowiedzialności prawnej – zarówno dla firmy, jak i dla osób zarządzających.

Kolejność działań

1. Sprawdź, czy Twoja firma podlega ustawie – zweryfikuj liczbę zatrudnionych i rodzaj działalności.
2. Przygotuj procedurę zgłoszeń wewnętrznych – zgodną z wymogami ustawy.
3. Wdróż system informatyczny – umożliwiający anonimowe zgłoszenia i korespondencję.
4. Uruchom kanał ustny – najlepiej automatyczną skrzynkę telefoniczną.
5. Wyznacz organ rozpatrujący zgłoszenia – wewnętrzny, zewnętrzny lub mieszany.
6. Zacznij prowadzić rejestr zgłoszeń – od pierwszego dnia działania systemu.
7. Przeszkol pracowników – z zakresu procedury, praw sygnalisty i zakazu działań odwetowych.
8. Zaplanuj cykliczny przegląd systemu – minimum raz w roku.

Jeśli potrzebujesz wsparcia prawnego przy wdrożeniu – skontaktuj się z kancelarią specjalizującą się w obsłudze sygnalistów.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie obowiązki ma pracodawca wobec sygnalistów po wejściu w życie ustawy?
Pracodawca musi przygotować i wdrożyć procedurę zgłoszeń wewnętrznych, uruchomić kanały zgłoszeń (online i ustny), wyznaczyć organ rozpatrujący zgłoszenia, prowadzić rejestr zgłoszeń, udzielać sygnaliście informacji zwrotnej w terminie 3 miesięcy oraz aktywnie chronić go przed działaniami odwetowymi. Do tego dochodzą obowiązki ciągłe: szkolenie pracowników, monitoring efektywności systemu i cykliczny przegląd procedur – minimum raz w roku.

Jak powinien wyglądać zgodny z ustawą system zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów?
System musi obejmować cztery elementy: spisaną procedurę zgłoszeń, platformę informatyczną umożliwiającą anonimowe zgłoszenia online z automatyczną rejestracją i potwierdzeniem przyjęcia, kanał ustny (np. automatyczna skrzynka telefoniczna) oraz wyznaczony organ rozpatrujący – komisję wewnętrzną, podmiot zewnętrzny (np. kancelarię prawną) albo organ mieszany. Platforma powinna dodatkowo umożliwiać anonimową wymianę wiadomości z sygnalistą, żebyś mógł prowadzić korespondencję i udzielić informacji zwrotnej bez poznawania tożsamości zgłaszającego.

Czy firma musi umożliwiać anonimowe zgłoszenia sygnalistów i jak to zorganizować w praktyce?
Tak – system informatyczny powinien umożliwiać anonimowe zgłoszenia, automatycznie je rejestrować, potwierdzać przyjęcie i pozwalać na anonimową wymianę wiadomości między sygnalistą a firmą. W praktyce wygląda to tak: sygnalista otrzymuje unikalny numer zgłoszenia, loguje się nim do platformy i sprawdza odpowiedź – Ty odpowiadasz bez poznawania jego tożsamości. Przy kanale ustnym lepszym rozwiązaniem niż wyznaczenie osoby do kontaktu jest automatyczna skrzynka telefoniczna, która eliminuje ryzyko rezygnacji sygnalisty z obawy przed utratą anonimowości.

Jakie działania wobec sygnalisty są uznawane za odwet i jakie grożą za to konsekwencje?
Działania odwetowe to wszelkie negatywne konsekwencje, jakich doświadcza sygnalista po zgłoszeniu bezpośrednio z tego powodu – katalog jest otwarty i obejmuje m.in. zwolnienie z pracy, degradację, obniżenie wynagrodzenia, mobbing, dyskryminację, pominięcie przy szkoleniach, zmianę stanowiska czy kierowanie na dodatkowe badania zdrowotne. Za podejmowanie działań odwetowych grozi kara pozbawienia wolności do 2 lat. Pracodawca musi nie tylko sam powstrzymać się od odwetu, ale też aktywnie chronić sygnalistę przed takimi działaniami ze strony innych osób w organizacji.

W jakim terminie trzeba odpowiedzieć sygnaliście i co musi znaleźć się w rejestrze zgłoszeń?
Masz maksymalnie 3 miesiące od momentu zgłoszenia na udzielenie sygnaliście informacji zwrotnej obejmującej: czy wszczęto postępowanie wyjaśniające, jakie działania podjęto i jaki jest ich wynik. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać siedem elementów: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osobowe zgłaszającego i osoby, której dotyczy zgłoszenie (chyba że zgłoszenie jest anonimowe), adres do kontaktu zgłaszającego, datę zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy.