Pięć kroków do otwarcia spółki w Polsce jako cudzoziemiec

Chcesz otworzyć firmę w Polsce jako obcokrajowiec? Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik po formalności – od przekazania danych, przez rejestrację w KRS, aż po otwarcie konta bankowego. Cały proces zajmuje do dwóch miesięcy, a większość kroków możesz zrealizować bez przyjazdu do Polski.

W tym artykule opisujemy formalności związane z założeniem różnego rodzaju spółek – osobowych, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych i prostych spółek akcyjnych (więcej o PSA znajdziesz w naszym artykule).

Krok 1 – Przekaż podstawowe dane dotyczące przyszłej spółki

Aby dopełnić formalności związanych z założeniem spółki w Twoim imieniu, potrzebujemy od Ciebie następujących informacji:

1. Nazwa przyszłej spółki.
2. Wysokość kapitału zakładowego – wraz z informacją o liczbie i wartości udziałów. Wymagania zależą od formy prawnej:
   • Spółka z o.o. – kapitał zakładowy nie niższy niż 5 000 zł, wartość jednego udziału nie niższa niż 50 zł.
   • Prosta spółka akcyjna – kapitał zakładowy może wynosić jedynie 1 zł.
3. Dane osobowe wspólników – czyli osób lub podmiotów, które nabędą udziały, wraz z informacją o wysokości udziałów każdego wspólnika. Wspólnikiem może być osoba fizyczna lub inna spółka. Jeśli udziały obejmie spółka zagraniczna – dostarcz nam odpis z rejestru przedsiębiorców z Twojego kraju.
4. Siedziba spółki – wskaż miasto. Powinieneś też dysponować adresem biura. Jeśli go nie masz – pomożemy Ci znaleźć i wynająć wirtualne biuro.
5. Dane osobowe członków zarządu – wraz z preferowanym sposobem reprezentacji spółki.

Zasady dotyczące zarządu

Zarząd może składać się z jednego lub większej liczby członków. Umowa spółki może określać ich liczbę. Jeżeli tego nie robi, obowiązują przepisy ogólne. Przykładowo w spółce z o.o. – jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej – do składania oświadczeń za spółkę potrzebne jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Jeśli nie wiesz, ilu członków zarządu powinna mieć Twoja spółka lub jaki kapitał zakładowy ustalić – skontaktuj się z nami. Doradzimy.

Krok 2 – Zgromadź dokumenty wymagane do założenia spółki

Na podstawie przekazanych przez Ciebie informacji przygotujemy pełnomocnictwo, które umożliwi naszej kancelarii założenie spółki w Twoim imieniu – bez konieczności Twojej obecności w Polsce.

Po otrzymaniu pełnomocnictwa wykonaj następujące kroki:

1. Udziel pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego – umów się z notariuszem w swoim kraju i podpisz pełnomocnictwo, które od nas otrzymałeś.
2. Uzyskaj klauzulę apostille na pełnomocnictwie – apostille potwierdza ważność dokumentu za granicą. W niektórych krajach zamiast apostille wymagana jest legalizacja (uwierzytelnienie) dokumentu.
3. Prześlij oryginał pełnomocnictwa do naszej kancelarii – oryginał aktu notarialnego z apostille (lub legalizacją) wyślij na adres naszego biura.

Po otrzymaniu dokumentu przekażemy go tłumaczowi przysięgłemu, a następnie dopełnimy dalszych formalności – podpisania umowy spółki i jej założenia.

Krok 3 – Rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)

Każda spółka w Polsce musi być zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). To publiczny rejestr, który:

• ujawnia dane o zarządzie spółki, radzie nadzorczej (jeśli istnieje) i wspólnikach,
• wymaga corocznego złożenia sprawozdania finansowego,
• ułatwia weryfikację reprezentacji spółki i jej kondycji finansowej,
• umożliwia kontrahentom i inwestorom sprawdzenie struktury kapitałowej spółki.

Obowiązek aktualizacji wpisów

Każdą zmianę w spółce – np. zmianę składu zarządu, treści umowy spółki czy wysokości kapitału – musisz zgłosić do KRS. To obowiązek bieżący, nie jednorazowy.

Działając w Twoim imieniu, dokonujemy rejestracji nowo powstałej spółki w KRS – co praktycznie kończy główną część procesu.

Krok 4 – Obowiązki po rejestracji: CRBR i numer PESEL

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)

Po założeniu spółki musisz ją wpisać do CRBR. To system, który gromadzi dane o beneficjentach rzeczywistych – osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką. Rejestracja w CRBR jest obowiązkowa i służy przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Numer PESEL dla członka zarządu

Aby dokonać wpisu do CRBR, członek zarządu musi posiadać numer PESEL (numer identyfikacyjny osoby fizycznej w Polsce). W tym celu:

1. Dostarcz nam kopię dowodu osobistego lub paszportu członka zarządu.
2. Udziel pełnomocnictwa do złożenia wniosku o PESEL w odpowiednim urzędzie w Polsce.

Ten krok przygotowujemy równolegle z rejestracją spółki w KRS – żeby nie tracić czasu.

Krok 5 – Otwarcie firmowego konta bankowego

Po rejestracji spółki otwórz dla niej rachunek bankowy – to warunek prawidłowego prowadzenia księgowości.

Kto i jak otwiera konto

• Członkowie zarządu mieszkający w Polsce (obywatele polscy lub zagraniczni z miejscem zamieszkania w Polsce) – muszą osobiście udać się do oddziału banku i podpisać umowę o otwarcie rachunku.
• Członkowie zarządu mieszkający za granicą – potrzebne będzie pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego do otwarcia rachunku w imieniu spółki. Tak jak przy zakładaniu spółki – pełnomocnictwo musi mieć apostille (lub legalizację) i tłumaczenie przysięgłe.

Dodatkowe wymagania bankowe

Wymagania różnią się w zależności od banku. Przykładowo, jeden z polskich banków, z którym często współpracują nasi klienci, wymaga przy otwarciu rachunku przez pełnomocnika:

• kopii dokumentu tożsamości osoby reprezentującej spółkę – w formie aktu notarialnego, z apostille i tłumaczeniem przysięgłym,
• dokumentów potwierdzonych przez lokalnego notariusza z apostille i tłumaczeniem przysięgłym,
• informacji o modelu biznesowym firmy,
• danych osoby pełniącej funkcję głównego administratora rachunku bankowego.

Ile trwa założenie spółki i ile to kosztuje

Czas

Cały proces zajmuje do dwóch miesięcy. Sama rejestracja w KRS trwa mniej niż miesiąc, ale zbieranie dokumentów, tłumaczenia przysięgłe i uzyskanie apostille lub legalizacji – to wymaga dodatkowego czasu.

Koszty

Koszt naszych usług zależy od zakresu pracy – a ten wynika głównie z Twojej lokalizacji i formy spółki. Skontaktuj się z nami bezpośrednio, żeby otrzymać ofertę.

Nasza kancelaria przygotowuje wszystkie dokumenty, organizuje tłumaczenia i przeprowadza cały proces – tak szybko, jak pozwala na to konkretna sprawa.

Często zadawane pytania

Czy jako cudzoziemiec mogę założyć spółkę w Polsce bez przyjazdu do Polski? Tak – większość kroków zrealizujesz zdalnie, przez pełnomocnika. Kancelaria w Polsce działa w Twoim imieniu na podstawie pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego, podpisanego u notariusza w Twoim kraju i opatrzonego klauzulą apostille (lub legalizacją). Twoja fizyczna obecność w Polsce nie jest wymagana ani przy rejestracji spółki, ani przy wpisie do CRBR czy uzyskaniu numeru PESEL dla członka zarządu.

Jakie dane i dokumenty są potrzebne, żeby założyć spółkę w Polsce jako obcokrajowiec? Przygotuj: nazwę spółki, wysokość kapitału zakładowego z liczbą i wartością udziałów, dane osobowe wspólników (a jeśli wspólnikiem jest spółka zagraniczna – odpis z rejestru przedsiębiorców z Twojego kraju), siedzibę spółki (miasto i adres biura) oraz dane osobowe członków zarządu ze sposobem reprezentacji. Oprócz tego potrzebujesz pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego z klauzulą apostille (lub legalizacją), które trzeba przetłumaczyć przysięgle i przesłać w oryginale do kancelarii w Polsce.

Ile trwa założenie spółki w Polsce przez cudzoziemca? Cały proces zajmuje do dwóch miesięcy. Sama rejestracja w KRS trwa mniej niż miesiąc, ale czas wydłużają formalności po Twojej stronie – zebranie dokumentów, uzyskanie apostille lub legalizacji oraz tłumaczenia przysięgłe.

Czy po rejestracji spółki trzeba jeszcze zgłosić ją do CRBR i uzyskać PESEL dla członka zarządu? Tak – wpis do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) jest obowiązkowy i dotyczy każdej nowo założonej spółki. Aby go dokonać, członek zarządu musi posiadać numer PESEL, który uzyskuje się na wniosek złożony w odpowiednim urzędzie w Polsce – potrzebna jest kopia paszportu lub dowodu osobistego oraz pełnomocnictwo. Ten krok można przygotowywać równolegle z rejestracją spółki w KRS, żeby nie tracić czasu.

Jak otworzyć konto bankowe dla spółki w Polsce, jeśli członkowie zarządu mieszkają za granicą? Członek zarządu mieszkający za granicą potrzebuje pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego z apostille (lub legalizacją) i tłumaczeniem przysięgłym – na tej podstawie pełnomocnik otwiera rachunek w jego imieniu. Bank może dodatkowo wymagać notarialnej kopii dokumentu tożsamości osoby reprezentującej spółkę (również z apostille i tłumaczeniem), informacji o modelu biznesowym firmy oraz danych osoby pełniącej funkcję głównego administratora rachunku. Wymagania różnią się w zależności od banku, dlatego warto ustalić je z wyprzedzeniem.