Od 1 lipca 2021 r. platformy marketplace mogą być traktowane jak dostawca towaru – nie tylko pośrednik. To oznacza obowiązek rozliczania VAT od transakcji realizowanych przez platformę, prowadzenia dodatkowej ewidencji elektronicznej oraz dostosowania umów handlowych i regulaminów. Poniżej znajdziesz konkretne informacje: kogo to dotyczy, jakie obowiązki nakłada pakiet i co musisz wdrożyć.
Czym jest pakiet VAT e-commerce
Pakiet VAT e-commerce obowiązuje od 1 lipca 2021 r. Jeżeli szukasz ogólnego wyjaśnienia, czym dokładnie jest ten pakiet – przeczytaj wcześniejszy wpis. Ten artykuł skupia się na praktycznych skutkach dla platform sprzedających online, zwłaszcza marketplace’ów.
Najważniejsza zmiana – platforma jako dostawca towaru
Na gruncie obowiązujących przepisów platformy marketplace – czyli platformy ułatwiające sprzedaż przez interfejs elektroniczny (platforma handlowa, portal lub podobne narzędzie) – są traktowane tak, jakby same otrzymały i dokonały dostawy towarów.
To oznacza, że:
- Platforma nie jest już tylko pośrednikiem udostępniającym infrastrukturę.
- Platforma odpowiada za rozliczenie i wpłacenie VAT od transakcji zrealizowanych przez jej interfejs.
- Wcześniej platformy nie musiały rozliczać VAT od takich transakcji – teraz muszą.
Kogo dokładnie dotyczy obowiązek rozliczania VAT
Obowiązek rozliczania VAT przez marketplace dotyczy wyłącznie dwóch kategorii transakcji:
- Sprzedaż na odległość towarów importowanych spoza UE – przesyłki o wartości do 150 euro, wysyłane do konsumentów w UE.
- Sprzedaż towarów na odległość (wewnątrzwspólnotowa) lub dostawa towarów na rzecz konsumentów w UE – gdy sprzedawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie UE.
Jeśli Twoja platforma obsługuje sprzedawców spoza UE lub umożliwia import towarów o niskiej wartości – ten obowiązek dotyczy Ciebie.
Obowiązek prowadzenia ewidencji elektronicznej
Oprócz rozliczenia VAT platformy muszą prowadzić dodatkową ewidencję w formie elektronicznej. Wymaga to pozyskiwania od kontrahentów spoza UE konkretnych danych.
Jakie informacje musisz zbierać
- Opis towarów
- Wartość towarów
- Miejsce zakończenia wysyłki lub transportu
- Data dostawy
- Numer zamówienia
Co musisz zmienić w umowach i regulaminach
Obowiązek zbierania dodatkowych danych od sprzedawców spoza UE wpływa bezpośrednio na dokumentację platformy. Sprawdź i zaktualizuj:
- Umowy handlowe z kontrahentami – dodaj zapisy zobowiązujące sprzedawców do przekazywania wymaganych informacji (opis, wartość, dane logistyczne).
- Regulamin platformy – uwzględnij obowiązki informacyjne sprzedawców wynikające z pakietu VAT e-commerce.
- Procesy onboardingu sprzedawców – upewnij się, że nowi kontrahenci dostarczają komplet danych przed rozpoczęciem sprzedaży.
Rejestracja w portalu VAT-OSS – uproszczone rozliczenie
Platformy mogą skorzystać z punktu kompleksowej obsługi – VAT-OSS (One Stop Shop). To mechanizm, który pozwala rozliczać VAT z transakcji w różnych krajach UE w jednym miejscu.
Co daje rejestracja w OSS
- Jedno rozliczenie VAT zamiast rejestracji w każdym kraju UE osobno
- Składanie miesięcznej deklaracji VAT w formie elektronicznej
- Prostsze wypełnienie dodatkowych obowiązków ewidencyjnych
Jeśli Twoja platforma obsługuje transakcje w wielu krajach UE – rejestracja w OSS znacząco upraszcza proces. Więcej o tym mechanizmie znajdziesz w osobnym wpisie.
Checklista – co zrobić krok po kroku
- Zweryfikuj, czy Twoja platforma realizuje transakcje objęte pakietem VAT e-commerce (import do 150 EUR lub sprzedawcy spoza UE).
- Ustal, kto w organizacji odpowiada za rozliczenie VAT z tych transakcji.
- Zaktualizuj umowy handlowe – dodaj obowiązek przekazywania danych potrzebnych do ewidencji.
- Dostosuj regulamin platformy do nowych wymogów informacyjnych.
- Wdróż proces zbierania danych od sprzedawców (opis towaru, wartość, miejsce dostawy, data, numer zamówienia).
- Rozważ rejestrację w portalu VAT-OSS – szczególnie jeśli obsługujesz transakcje w kilku krajach UE.
- Skonsultuj się z doradcą prawnym lub podatkowym, jeśli nie masz pewności, jak zakwalifikować transakcje na Twojej platformie.
Podsumowanie
Pakiet VAT e-commerce zmienia rolę marketplace’u – z pośrednika w podmiot odpowiedzialny za VAT. Jeżeli Twoja platforma obsługuje sprzedawców spoza UE lub import towarów o niskiej wartości, musisz rozliczać VAT, prowadzić ewidencję elektroniczną i dostosować umowy. Rejestracja w OSS upraszcza ten proces. Im szybciej to wdrożysz, tym mniejsze ryzyko zaległości podatkowych i problemów przy kontroli.
Najczęściej zadawane pytania
Kiedy marketplace musi sam rozliczać VAT od sprzedaży na platformie? Marketplace rozlicza VAT w dwóch sytuacjach: gdy przez platformę realizowana jest sprzedaż na odległość towarów importowanych spoza UE o wartości do 150 euro do konsumentów w UE, oraz gdy sprzedawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terenie UE, a towar trafia do konsumenta w UE. Jeśli Twoja platforma obsługuje którykolwiek z tych scenariuszy – obowiązek rozliczenia VAT leży po Twojej stronie, bo przepisy traktują marketplace jak dostawcę towaru, a nie pośrednika.
Jakie dane marketplace musi zbierać do ewidencji elektronicznej w ramach pakietu VAT e-commerce? Platforma musi zbierać od sprzedawców spoza UE pięć kategorii danych: opis towarów, wartość towarów, miejsce zakończenia wysyłki lub transportu, datę dostawy oraz numer zamówienia. Te dane zasilają obowiązkową ewidencję elektroniczną – wdróż ich pozyskiwanie już na etapie onboardingu sprzedawcy, zanim rozpocznie sprzedaż przez Twoją platformę.
Co trzeba zmienić w regulaminie i umowach z merchantami po wejściu pakietu VAT e-commerce? Zaktualizuj umowy handlowe z kontrahentami o zapisy zobowiązujące sprzedawców do przekazywania wymaganych danych – opisu towaru, wartości i danych logistycznych. Dostosuj regulamin platformy tak, aby uwzględniał obowiązki informacyjne sprzedawców wynikające z pakietu VAT e-commerce, a proces onboardingu nowych sprzedawców przebuduj w taki sposób, żeby komplet danych był dostarczany przed rozpoczęciem sprzedaży.
Jak działa VAT-OSS dla marketplace i kiedy warto się do niego zarejestrować? VAT-OSS (One Stop Shop) to mechanizm, który pozwala rozliczać VAT z transakcji w różnych krajach UE w jednym miejscu – zamiast rejestrować się w każdym kraju osobno, składasz jedną miesięczną deklarację VAT w formie elektronicznej. Rejestracja w OSS ma sens zwłaszcza wtedy, gdy Twoja platforma obsługuje transakcje w kilku krajach UE – upraszcza rozliczenia i ułatwia spełnienie dodatkowych obowiązków ewidencyjnych.
Jakie kroki powinna wdrożyć platforma sprzedażowa, żeby dostosować się do pakietu VAT e-commerce? Zweryfikuj, czy Twoja platforma realizuje transakcje objęte pakietem (import do 150 EUR lub sprzedawcy spoza UE), ustal osobę odpowiedzialną za rozliczenie VAT, a następnie zaktualizuj umowy handlowe i regulamin o nowe wymogi informacyjne. Wdróż proces zbierania danych od sprzedawców (opis towaru, wartość, miejsce dostawy, data, numer zamówienia), rozważ rejestrację w portalu VAT-OSS i skonsultuj kwalifikację transakcji z doradcą prawnym lub podatkowym, jeśli masz wątpliwości.
